FAQ
1- Qu’est-ce qu’un ombudsman?
L’ombudsman est un spécialiste indépendant et confidentiel du règlement des différends qui agit de façon impartiale dans l’examen du bien-fondé d’une plainte concernant un traitement injuste. Le mot ombudsman est d’origine suédoise et signifie le protecteur du citoyen. Il est apparu au début des années 1700 lorsque le roi de Suède devant s’absenter de son royaume nomma le premier ombudsman.
2- Pourquoi le Collège s’est doté d’un ombudsman?
L’ajout d’un ombudsman traduit la volonté du Collège d’assurer à toute la communauté montmorencienne un traitement juste et équitable et une amélioration continue des règles de fonctionnement, ainsi que de contribuer à la bienveillance des personnes de même qu’au maintien d’un climat respectueux de chaque personne.
3- Quel est le mandat de l’ombudsman?
L’ombudsman agit selon les dispositions du Règlement 19 pour assurer le traitement juste et équitable, par l’administration du Collège, de chacun des membres de la communauté montmorencienne. Son intervention, fondée à la fois sur la loi et l’équité, vise à faire corriger toute injustice ou discrimination.
Elle offre un service indépendant, impartial et confidentiel pour permettre aux personnes de trouver des solutions justes et équitables aux différends qui les touchent.
4- Qui peut faire appel à l’ombudsman?
L’ombudsman offre ses services à l’ensemble des membres de la communauté montmorencienne définit au règlement 19 : étudiants, stagiaires, chercheurs, membres du corps professoral, membre du personnel professionnel et de soutien syndiqué ou non syndiqué, cadres, membres de la communauté qui visitent, ainsi que les membres du personnel des partenaires offrant des services au Collège.
À noter que les demandes de services et les plaintes doivent être présentées par les personnes elles-mêmes et ne peuvent être soumises par des amis, des parents ou des tiers.
5- Quand peut-on faire appel à l’ombudsman?
- Quand on croit être victime d’une injustice ou de discrimination
- Quand on cherche de l’information ou des conseils sur tout sujet relevant de la compétence de l’ombudsman
- Quand on a besoin d’informations ou de conseils sur les recours existants
- Quand on veut porter plainte une fois que les recours internes disponibles ont été épuisés
- Quand on cherche des conseils sur la résolution d’un conflit ou d’un différend
6- Pour quels genres de questions peut-on habituellement faire appel à l’ombudsman?
Le règlement 19 prévoit que les personnes peuvent faire appel à l’ombudsman lorsqu’elles s’estiment lésées au sujet de l’application d’une politique, d’un règlement, d’une procédure ou d’une directive.
Le mandat exclut toutefois toute question relevant des conventions collectives ou d’une entente conclue avec un employé.
7- Que peut faire l’ombudsman?
L’ombudsman peut recourir à sa discrétion à différents types d’intervention, dont les suivantes :
- informer le plaignant sur les recours possibles et rediriger vers les personnes ressources appropriées
- offrir des conseils pour aider à résoudre un conflit
- aider les parties à communiquer
- offrir de l’information sur les politiques, procédures, règlements, droits et responsabilités
- aider le plaignant à comprendre la règlementation en cause ou l’aider à choisir la meilleure approche pour régler un conflit
- envoyer des demandes informelles d’information pour éclaircir une affaire
- enquêter une fois les recours épuisés et faire des recommandations pour obtenir un règlement juste ou pour améliorer des pratiques, politiques et règlements
8- De qui relève l’ombudsman du Collège?
L’ombudsman est nommée par le Conseil d’administration du Collège de qui elle relève.
Elle lui soumet chaque année un rapport sur ses activités qui comprend des statistiques sur les demandes traitées et des recommandations qu’elle juge utile de faire en vue de corriger des lacunes ou des iniquités constatées.
L’ombudsman jouit d’une liberté d’action et d’une indépendance absolue à l’égard de la direction de façon à pouvoir exercer en toute impartialité son mandat.
Le mandat de l’ombudsman est encadré par le Règlement numéro 19, d’après la résolution du Conseil 16/17.325.5.1.c).
9- Quelles normes de pratiques encadrent le travail de l’ombudsman du Collège?
L’ombudsman adhère aux Normes de pratiques énoncées par l’Association des ombudsmans des collèges et universités du Canada.
10- Comment l’ombudsman assure-t-elle la confidentialité?
L’ombudsman respecte la plus entière confidentialité de tout renseignement auquel elle a accès concernant les personnes impliquées dans un dossier.
Un consentement écrit de la personne qui la consulte est nécessaire avant que l’ombudsman puisse discuter avec les autorités compétentes ou obtenir des renseignements.
Les dossiers conservés par l’ombudsman sont réservés à son usage exclusif et ne sont ni accessibles par la direction du Collège, ni par le plaignant, ni par toute autre personne.
11- Est-ce que l’ombudsman peut refuser de se saisir d’une plainte?
Oui, dans certaines circonstances l’ombudsman peut refuser, si :
- les recours disponibles n’ont pas été épuisés
- la plainte est prématurée, frivole ou, vexatoire, faite de mauvaise foi ou si elle est quérulente
- le plaignant dispose d’un droit de grief ou d’appel en vertu d’une convention collective ou d’un protocole de conditions de travail
- la plainte fait l’objet d’un recours devant une instance judiciaire ou quasi judiciaire
L’ombudsman ne peut être contrainte d’enquêter ou de faire une intervention, ni par le Conseil, ni par la Direction du Collège, ni par l’Association étudiante, ni par le plaignant, ni par les unités syndicales. Le choix d’une intervention est à la discrétion de l’ombudsman et ne peut faire l’objet d’une plainte.
12- Comment l’ombudsman traite-t-elle les plaintes?
La première étape consiste à comprendre le bien-fondé de la plainte à partir des informations et des documents fournis par le plaignant. Ensuite, l’ombudsman vérifie si tous les recours internes ont été épuisés. Si tel n’est pas le cas, elle informe le plaignant des mécanismes à sa disposition. L’ombudsman peut aussi encourager les parties à tenter de régler le différend de manière informelle.
Si tous les recours disponibles ont été épuisés, elle peut faire une enquête en donnant à toutes les parties en cause l’occasion de répondre. Pour ce faire, elle doit avoir accès rapide aux dossiers, rapports ou documents du Collège nécessaires à l’accomplissement de ses fonctions. Le Collège doit traiter avec diligence dans un court laps de temps toute demande faite par l’ombudsman.
L’intervention de l’ombudsman est fondée à la fois sur les règlements, lois et les principes d’équités procédurales. Il conseille les membres de la communauté montmorencienne, à leur demande, sur tout sujet relevant de sa compétence, et travaille à l’amélioration des pratiques collégiales de justice et d’équité en proposant des modifications aux pratiques, politiques, règlements et procédures existants.
L’ombudsman n’est ni le représentant du plaignant dans le règlement d’un litige ni celui du Collège et il ne détient aucune autorité d’imposer des mesures correctives ou des sanctions. Le Collège est libre d’accepter les recommandations, mais dans le cas du refus, il doit en fournir les motifs.